L'Apei de la Boucle de la Seine recrute une Secrétaire de Direction H/F en CDD.

Gennevilliers

Immédiate

Qui sommes-nous ?

Notre Association, l’Apei de la Boucle de la Seine basée dans le 92 Nord, agit pour et avec les personnes en situation de handicap et leurs familles. Animés par les mêmes valeurs d’éthique et d’engagement, bénévoles et salariés accompagnent 800 enfants et adultes en situation de handicap dans les domaines de l’éducation, du travail, de l’hébergement, des loisirs et de la santé. Ensemble, nous contribuons à construire société plus inclusive. 

Missions

Le/la secrétaire de direction travaille dans le respect de la personne accompagnée et avec une vision commerciale permettant l’autonomie financière de l’Entreprise Adaptée.

Il/elle effectue toutes les tâches requises pour assister le directeur dans ses fonctions et veille aussi à :

  • Transmettre les informations pertinentes aux interlocuteurs concernés
  • Mettre en forme des informations (prise de note, mise en page de documents, création de documents, tableaux …)

Le/la secrétaire de direction est astreint(e) au secret professionnel ou à l’obligation de réserve.

 

Tâches confiées :

  • Secrétariat
    • Gestion du standard téléphonique et accueil physique, traitement du courrier, archivages et classements de documents divers
    • Construction et pilotage de tableaux de bord (contrats fournisseurs, contrats clients, CA, charges, Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences), élaboration de courriers divers et documents types
    • Gestion des stocks (fournitures de bureau, produits d’entretien)
    • Organisation d’évènements occasionnels

 

  • RH
    • Saisie et suivi des dossiers du personnel (arrêts maladies, hospitalisations, planification des visites médicales, gestion des présentiels dont demandes de congés et chômage partiel) et gestion des nouveaux arrivants (préparation documents d’embauche, déclaration URSSAF, création dossier du personnel)
  • Saisie et suivi des éléments de salaire mensuel (édition des plannings mensuels du personnel, demandes d’acomptes, justificatifs de transport, repas)

 

  • Gestion comptable et commerciale
  • Fournisseurs :
    • Saisie des factures fournisseurs
  • Clients:
    • Démarches commerciales en soutien de l’activité (par téléphone uniquement)
    • Création fiches clients sur CRM (pour les nouveaux clients)
    • Edition/envoi des factures clients et relances client en coordination avec la comptabilité clients siège (en amont du travail effectué par une société de recouvrement)
  • Caisse :
    • Suivi de caisse (remises d’espèces si besoin, vérification des justificatifs de caisse) et enregistrement comptable

Profil recherché

Vos compétences :  

  • Capacité à travailler en respectant les procédures
  • Sens des responsabilités
  • Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples
  • Capacité d’adaptation
  • Connaissances en informatique : A l’aise dans l’utilisation de logiciels (gestion du temps, gestion comptable/paie, facturation), maîtrise du Pack Office et Outlook

Savoirs-être :

  • Qualité d'écoute, de patience et de psychologie
  • Fortes qualités relationnelles, capacité à établir une relation de confiance
  • Autonomie et sens de l'organisation
  • Maîtrise de soi
  • Disponibilité et discrétion
  • Esprit d’équipe

Qualifications :

Bac + 2 ou baccalauréat et expérience professionnelle dans un emploi de secrétaire

Niveau d’Expérience : expérience d’au moins 2 ans dans un poste de ce type avec connaissance du secteur sanitaire, social et médico-social.

Il/elle est titulaire du permis de conduire.

Conditions

CDD de 7 mois à temps plein avec possibilité de renouvellement.

35 heures (du lundi au vendredi)

Travail sous la responsabilité hiérarchique du directeur. 

Rémunération selon CCN66 (entre 24 et 29K€)

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